Doel

In deze Verklaring leggen we uit hoe Insights persoonsgegevens verzamelt en verwerkt om jou onze producten en diensten te kunnen leveren. Deze Verklaring voldoet aan de bewaarde EU-rechtsversie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ((EU) 2016/679) (UK GDPR) en de Data Protection Act 2018 (DPA 2018).

We kunnen de onderstaande soorten persoonsgegevens verwerken:

• Identiteit en contactgegevens
• Financiële en transactie-informatie
• Technische informatie en gebruiksinformatie
• Gegevens voor marketing en communicatie

Gegevens voor speciale categorieën

• Voor alle duidelijkheid: we verzamelen geen gegevens van speciale categorieën

Wie zijn wij?

Wij zijn The Insights Group Limited (SC166543), een bedrijf geregistreerd in Schotland met een hoofdkantoor in Terra Nova, 3 Explorer Road, Technology Park, Dundee, DD2 1EG. Elke verwijzing in deze Verklaring naar "wij", "onze", "ons" of "Insights" betekent The Insights Group Limited en onze filialen. Insights is een "verantwoordelijke voor de verwerking", dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de manier waarop wij jouw persoonsgegevens bewaren en gebruiken.

Als jij persoonlijke informatie verstrekt over, of namens, een andere persoon, moet je ervoor zorgen dat je hun laat weten wat je aan ons verstrekt, waarom je dit doet en dat je hen op de hoogte stelt van deze Verklaring. Geef geen persoonlijke informatie aan ons tenzij je het recht hebt om dit te doen.

Deze Verklaring regelt onze werkwijze met betrekking tot de persoonsgegevens die uitsluitend door Insights worden verzameld en verwerkt. Als jij Insights-producten ontvangt via je werkgever verwijzen wij naar je werkgever als onze "Directe klant" en verwijzen wij naar hun medewerkers die zijn geaccrediteerd door Insights als "Client Practitioners". Je kunt ook diensten ontvangen via een derde partij die wij een Insights "Partner" noemen en die, als een onafhankelijke controller, Insights-producten distribueert op een door hen gekozen locatie ergens ter wereld. Insights kan jou rechtstreeks producten leveren in het kader van een terugkoppeling, workshop, leerervaring en/of evenement (een "Insights Event"). Wij stellen echter ook klanten in staat om producten aan je te leveren via onze Client Practitioners of een Insights Partner.

 

Het is belangrijk dat je deze Verklaring leest en volledig op de hoogte bent van hoe en waarom wij je gegevens gebruiken. Deze Verklaring is niet van toepassing op de werkwijzen van derden waarvan Insights geen eigenaar is of waarover Insights geen zeggenschap heeft, zoals, maar niet uitsluitend, onze directe klanten en/of Partners.

 

Je werkgever

 

Wanneer je de Insights Discovery Vragenlijst invult of een Insights Event bijwoont dat wordt gefaciliteerd of verzorgd door een collega, is het waarschijnlijk dat je werkgever voor hen heeft betaald om te worden geaccrediteerd om Insights-producten intern binnen jouw organisatie te leveren. Wij leveren Insights-producten aan Client Practitioners voor de doeleinden die in deze Verklaring worden uiteengezet.

 

Hoewel Client Practitioners geaccrediteerd zijn door Insights, staan zij onder toezicht van je werkgever en kunnen zij handelen in opdracht van je werkgever. Wanneer je werkgever een Client Practitioner opdraagt of toestaat om jouw persoonsgegevens te verwerken op een manier die niet in deze Verklaring staat, moeten zij een wettelijke basis hebben om dit te doen, en moeten zij jou voorzien van een aparte privacyverklaring of verklaring over hun verwerkingsactiviteiten.

 

Wij zijn niet verantwoordelijk voor verwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd door:

 

• Directe klanten
• Insights Practitioners
• Insights Partners

 

of anderen, voor enig ander doel dan de doelen die in deze Verklaring zijn gespecificeerd.

 

Producten en diensten ontvangen via een Partner

 

Wij kunnen producten leveren aan Insights Partners. Hoewel wij jouw persoonlijke profiel, kleurvoorkeuren, teamwiel en/of andere Insights-producten met hen delen voor de doeleinden die in deze Verklaring worden uiteengezet, worden zij niet door ons gecontroleerd. Partners zijn zelf verantwoordelijk voor hun naleving van de wet gegevensbescherming, inclusief het verstrekken van een privacyverklaring met een eventuele rechtsgrondslag voor hun verwerkingsactiviteiten.

Rechtsgrondslag voor verwerking

We zullen alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken als we een wettelijke basis hebben om dit te doen. We verzamelen en verwerken je persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

• Wanneer we het contract moeten uitvoeren dat we op het punt staan met je aan te gaan of met je zijn aangegaan;
• Wanneer dit noodzakelijk is voor onze wettelijke belangen (of die van een derde partij) en jouw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan deze; en
• Als we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.

• In het algemeen baseren we ons niet op toestemming als rechtsgrondslag voor het verwerken van je persoonsgegevens, hoewel we, waar nodig, toestemming kunnen vragen om je marketingberichten per e-mail of sms te sturen. Wanneer we om welke reden dan ook van jouw toestemming zijn uitgegaan, heb je het recht om je toestemming op elk gewenst moment in te trekken. We zullen je laten weten hoe je je toestemming kunt intrekken wanneer we daarom vragen, maar je kunt je toestemming ook intrekken door ons een e-mail te sturen, als dat makkelijker voor je is.

 

• Ben je als individu gevestigd in een rechtsgebied waar toestemming vereist is om je gegevens te verwerken, dan zullen we je om je uitdrukkelijke toestemming vragen voordat we je persoonsgegevens verzamelen of gebruiken, tenzij we je toestemming kunnen afleiden uit je handelingen.

Hoe we je persoonsgegevens verzamelen

Over het algemeen verzamelen we je persoonsgegevens om je producten en diensten te kunnen leveren. We kunnen echter ook informatie van derden verzamelen. Het verzamelen van persoonsgegevens kan op een van de volgende manieren gebeuren:

• bij het aangaan van een overeenkomst om toekomstige bestellingen te vergemakkelijken
• wanneer je bestellingen bij ons plaatst
• om je de producten en diensten te leveren die je bij ons aanvraagt
• om je een link te sturen om de Insights Discovery Vragenlijst in te vullen om een persoonlijk profiel te ontvangen
• voor onze klantenadministratie                  
• wanneer je een formulier op onze website invult
• wanneer je contact met ons opneemt om feedback te geven, een probleem te melden of een enquête in te vullen
• bij het zo nodig ontvangen van gegevens van derden
• wanneer je onze websites bezoekt, in overeenstemming met het Insights Cookiebeleid

 

We kunnen ook persoonlijke gegevens over je verzamelen via derden of openbare bronnen zoals:

• analytics-providers (zoals Google Analytics Software)
• organisatoren van evenementen (wanneer je je inschrijft voor een van onze evenementen)

Voor alle duidelijkheid: hoewel we psychometrische "profielen" leveren, maken we geen gebruik van enige vorm van geautomatiseerde besluitvorming zoals profilering, zoals gedefinieerd in de wet gegevensbescherming.

De Insights Discovery Online Vragenlijst

Om producten zoals onze persoonlijke profielen en teamwielen (die laten zien waar elk individueel teamlid staat ten opzichte van elk ander teamlid) te kunnen genereren, hebben we je naam en e-mailadres nodig. Zodra we je naam en e-mailadres hebben ontvangen, kunnen we je een link sturen naar de vragenlijst die we de "Insights Discovery Online Vragenlijst" noemen. Deze is gebaseerd op een eenvoudig en makkelijk te onthouden kleurenmodel dat mensen inzicht geeft in hun voorkeuren, sterke punten en waarde voor het team.

 

De Insights Discovery Vragenlijst bestaat uit een reeks stellingen, waarbij je wordt gevraagd aan te geven hoe goed jij vindt dat elke stelling jou en/of je persoonlijke voorkeuren in een werkomgeving beschrijft. Je antwoorden worden verwerkt door ons algoritme en resulteren in een "persoonlijk profiel" dat voor jou persoonlijk is.

 

We bewaren ook een kopie van de antwoorden op de Insights Discovery Vragenlijst in ons bestand om:

 

• je persoonlijke profiel opnieuw te kunnen genereren
• een teamwiel opnieuw te genereren of bij te werken
• je in staat te stellen je antwoorden in de loop van de tijd te vergelijken en je leertraject te monitoren
• je te helpen meer over jezelf te ontdekken
• om Insights Practitioners in staat te stellen contact met je op te nemen tijdens je leertraject

 

Je hebt het recht om aan te geven dat je niet wilt worden opgenomen in een teamwiel. Wil je dit niet, stuur dan een mail naar email:dpo@insights.com. Stel je Client Practitioner of Partner hiervan op de hoogte.

 

Zodra een teamwiel is gemaakt en geprint, kunnen je persoonlijke gegevens worden gedeeld met andere leden van je team en/of je werkgever. We kunnen je wielpositie verwijderen uit toekomstige elektronische kopieën van teamwielen, maar we kunnen je mogelijk niet verwijderen uit al bestaande papieren of elektronische kopieën.

 

Met wie delen we je informatie?

Als je geen persoonlijk profiel wilt ontvangen, vul dan onze Insights Discovery Vragenlijst niet in, want zodra je deze hebt ingevuld, wordt er automatisch een persoonlijk profiel gegenereerd.

 

Zodra een persoonlijk profiel is gemaakt en geprint, kunnen je persoonlijke gegevens worden gedeeld met een Insights Practitioner of administrateur. Hoewel we alle kopieën die wij hebben kunnen verwijderen, hebben we geen controle over eventuele hard copies of elektronische kopieën die zijn opgeslagen door je werkgever, Insights Practitioner of beheerder. Het is belangrijk dat je ook je Practitioner en/of beheerder verzoekt om alle kopieën die zij in hun systemen hebben te verwijderen. Insights heeft geen controle over persoonlijke informatie die niet staat opgeslagen in onze eigen systemen.

 

Het kan zijn dat wij je persoonsgegevens met derden moeten delen om je Insights-producten en diensten te kunnen leveren. Wij selecteren deze partijen zorgvuldig en controleren hen regelmatig. Wij kunnen je persoonsgegevens ook delen met verwerkingsverantwoordelijken. Voor alle duidelijkheid, wij verkopen geen persoonsgegevens die wij verzamelen.

Wij kunnen je persoonsgegevens delen met de volgende partijen, waarvan sommige zich buiten de EER bevinden:

• Dochterondernemingen van de Insights Group
• Leveranciers van IT-, database- en systeembeheerdiensten
• Insights Practitioners die workshops faciliteren of faciliteren tijdens evenementen

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden overgedragen, nemen wij alle noodzakelijke stappen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig en in overeenstemming met deze Verklaring worden behandeld.

Bewaren en anonimiseren van gegevens

We bewaren je persoonlijke profiel 5 jaar vanaf de datum waarop dit voor het laatst is bekeken.

Alle andere persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan nodig, waarbij we rekening houden met de wettelijke verplichtingen om gegevens te bewaren.

Je wettelijke rechten

Je hebt het recht om:

• toegang te vragen tot je persoonlijke gegevens (algemeen bekend als een "verzoek om toegang").
• ons te vragen je persoonsgegevens aan te passen
• ons te vragen je persoonsgegevens te verwijderen
• bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens
• beperking van de verwerking van je persoonsgegevens aan te vragen
• de overdracht van je persoonsgegevens aan jezelf of een derde partij aan te vragen
• je toestemming in te trekken.

 

Je kunt je rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via dpo@insights.com

Vragen, opmerkingen en klachten

Heb je vragen of opmerkingen over deze Verklaring, neem dan contact met ons op via dpo@insights.com of door naar ons geregistreerde adres (zoals hierboven vermeld) te schrijven.

Eventuele punten van zorg kun je kenbaar maken bij de relevante toezichthoudende autoriteit voor de gegevensbescherming. Voor Insights is dat de Britse Information Commissioner's Office (ICO). Je kunt contact opnemen met de ICO via casework@ico.org.uk

Deze Verklaring wordt regelmatig aangepast, dus check zo nu en dan of er updates zijn. We zullen je zoveel mogelijk hierover infomeren via onze websites, apps en/of via het e-mailadres dat je aan ons hebt verstrekt. Wij vragen je ook onze websites in de gaten te houden voor updates die op jou van toepassing kunnen zijn.

Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die we van je bewaren kloppen en actueel zijn. Laat het ons weten als je gegevens wijzigen. Je kunt altijd contact met ons opnemen om je persoonlijke gegevens aan te passen.

 

Laatst bijgewerkt: 12 juni 2024